5 sposobów komunikacji dla pracujących zdalnie

Pandemia koronawirusa sprawiła, że dla wielu osób praca zdalna stała się nową normalnością. Okazało się, że lwią część zadań zawodowych bez problemu można wykonywać z domu. Największą trudnością najczęściej okazywała się współpraca z zespołem, którego członkowie na co dzień są dosłownie na wyciągnięcie ręki. Na szczęście istnieje wiele różnych sposobów komunikacji – od nowoczesnych programów do wideokonferencji po tradycyjne SMSy. Jakie pięć jest niezbędnych?

Praca zdalna w czasie pandemii

W czasie pandemii wiele firm przekonało się do pracy zdalnej. Takie rozwiązanie niesie wiele korzyści. Przedsiębiorstwo nie musi utrzymywać biura; w większości przypadków otrzymuje lepiej i szybciej wykonaną pracę. Pracownik z kolei nie traci czasu na dojazdy i poranną bieganinę; sam organizuje sobie czas w momentach największej wydajności i – nie czując na sobie spojrzenia prezesa – jest zazwyczaj mniej zestresowany.

Jednak nawet praca zdalna nie może obyć się bez narzędzi do komunikacji. Jakie z nich są obowiązkowe w każdej firmie i jak pięć z tych najpopularniejszych można wykorzystać do lepszej organizacji działań?

1. Rozkwit wideokonferencji

Notowania giełdowe spółek oferujących programy do prowadzenia wideokonferencji wystrzeliły w górę. Skype, Google Hangouts czy najpopularniejszy obecnie Zoom stały się jednym z podstawowych elementów pracy zdalnej. Umożliwiają łączenie się wielu osób na raz, oferując wysoką jakość obrazu i audio. To całkiem dobra alternatywa dla spotkań zarządu, zespołowych meetingów, a nawet rozmów 1:1, gdy do rozwiązania sprawy nie wystarczy SMS czy zwykły telefon.

Jednak wideokonferencje to w pewnym sensie wpuszczenie swoich współpracowników do domu. Mogą oni zobaczyć, co się dzieje w tle: członków rodziny, zwierzaki lub po prostu podejrzeć wystrój mieszkania. Osobom, które cenią sobie prywatność niektóre programy umożliwiają zastąpienie rzeczywistego tła wirtualnym. Nie trzeba mieć w domu „green screena”, aby za plecami pojawiła się plaża, kwiaty lub jakiś stonowany kolor.

2. Komunikator dla introwertyków

Dla osób, dla których wysyłka SMS to za mało, a wideokonferencja za dużo, idealnym rozwiązaniem będzie komunikator. Najpopularniejsze z nich to WhatsApp i Messenger, choć wielu Polaków nadal korzysta np. z rodzimego Gadu-Gadu.

Komunikatory dają możliwość swobodnej, lecz pisanej rozmowy, co szczególnie dla introwertyków lub nie mających czasu na długie rozmowy, jest wybawieniem. Dodatkowo można przez nie przesyłać pliki w różnych formatach i zdjęcia. Dużym plusem jest również tworzenie chatów grupowych.

Warto pamiętać, że przez komunikatory można wysyłać też nagrane dźwięki. Coraz więcej osób, szczególnie młodych, zamiast pisać odpowiedzi, nagrywa swój głos i wysyła pozostałym. Wciąż to bardziej komfortowy sposób niż rozmowa – szczególnie, jeśli w międzyczasie robi się co innego lub potrzebuje się więcej czasu na odpowiedź – a równocześnie szybszy, niż pisanie.

3. SMS nie tylko awaryjnie

„Wyślij SMS” to gwarancja szybkiego dotarcia z informacją do drugiej osoby. Świetnie sprawdzi się, gdy komunikat musi być krótki i natychmiastowy, ale ma nie inicjować rozmowy. Jego przewagą nad komunikatorem jest też fakt, że nie wymaga dostępu do Internetu. Chyba, że korzysta się z bramki SMS.

Z możliwością korzystania z aplikacji SMS powinny zapoznać się szczególnie osoby z kadry zarządzającej. Masowa wysyłka wiadomości do całego zespołu, ustawianie harmonogramu i przekazywanie informacji przypominających w konkretnym czasie, może bardzo usprawnić pracę. API SMS pozwala na zautomatyzowanie komunikacji i skrócenie czasu przekazywania wiadomości o zadaniach do wykonania, deadlinach czy z hasłami motywacyjnymi.

4. Staromodny telefon

Telefon to wciąż podstawowe narzędzie komunikacji. Nawet pracując w jednym budynku czasem łatwiej jest zadzwonić na wewnętrzną linię, niż porozmawiać twarzą w twarz. W pracy zdalnej rozmowa telefoniczna również jest elementem codzienności.

Telefon wybija jednak z wykonywanego zadania. Nawet szybko rozłączona rozmowa czy wręcz nieodebrane połączenie rozprasza. Z kolei wyciszenie telefonu i brak reakcji mogą zostać uznane za okazanie braku szacunku. Warto umówić się z członkami swojego zespołu, żeby dzwonili w wyznaczonych godzinach z listą problemów czy pytań lub wysłali powiadomienia SMS z prośbą o telefon w najbliższym możliwym terminie.

5. Mail dla cierpliwych

Tak, jak w standardowej pracy, również w tej zdalnej mail to drugie podstawowe narzędzie komunikacji. Pozwala on na napisanie wyważonej, pozbawionej błędów wypowiedzi i wysłanie jej wraz z załącznikami.

Problem jest w tym, że na odpowiedź… można się nie doczekać. Nie zawsze otrzymuje się potwierdzenie przeczytania, czasem mail „wisi” na cudzej skrzynce przez wiele dni. Jeśli wiadomość jest pilna, mimo wszystko lepiej wysłać SMS zaraz po mailu, aby zwiększyć szanse na otrzymanie odpowiedzi.